UPAYA
PEMELIHARAAN DATA MELALUI DIGITALISASI WARKAH
Pendahuluan
Globalisasi
memberikan sebuah perubahan dalam berbagai bidang, terkhusus di bidang
teknologi informasi dan komunikasi. Pesatnya kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi memberikan wajah baru bagi dunia dalam memperoleh informasi secara
mudah dan cepat. Perkembangan yang luar biasa memberikan dampak positif yang
luar biasa dalam kemajuan peradaban manusia. Namun dalam waktu yang bersamaan, teknologi
juga memberikan dampak negatif yang menjadikannya sebuah tantangan bagi
kehidupan manusia. Dampak teknologi telah merambah ke dalam berbagai bidang
seperti politik, ekonomi, sosial, budaya, keamanan, pertahanan, teeknologi
informasi dan lainnya. Kemajuan ini memiliki karakteristik dapat dimanipulasi,
berupa jaringan internet.
Kemajuan
teknologi digital saat ini membuat perubahan besar terhadap dunia dengan adanya
babak baru bagi masyarakat dalam mengakses informasi tanpa adanya sekat pembatas
antara pengguna dengan sumber informasi. Kegiatan yang sebelumnya dilakukan
secara manual dengan waktu yang tidak dapat diperkirakan, kini relatif
dilakukan dengan digital. Perkembangan teknologi dianggap sebagai suatu solusi
dalam berbagai permasalahan.
Indonesia
sebagai negara berkembang mampu memanfaatkan teknologi digital guna mendorong
berbagai kemajuan di berbagai bidang terkhusus dalam pelayanan publik di bidang
pertanahan guna memberikan kepastian hukum dan informasi terkait bidang tanah
dengan wujud sertipikat tanah. Digitalisasi data dalam pelayanan pertanahan
mengacu pada penerapan e-government (e-gov) yang berbasis elektronik.
Menurut Devadoss (2002), e-government sebagai pemanfaatan teknologi
informasi seperti internet untuk mendukung, mempermudah, dan mengotomatisasi
transaksi antara pemerintah dengan konstituennya (masyarakat), dunia usaha, dan
pemerintah lainnya. Dalam hal ini, e-government dalam dipergunakan untuk
melaksanakan pemerintahan yang efisien dan murah, dengan meningkatkan pelayanan
masyarakat dengan cara menyediakan sarana publik sehingga masyarakat dapat
dengan mudah mengakses informasi dan menciptakan pemerintahan. E-government
juga dapat menciptakan administrasi negara yang efisien, berorientasi pada
publik, transparan dan akuntabel.
Visi
dari Kementerian ATR/BPN adalah terwujudnya Kementerian ATR/BPN menjadi
institusi pengelola Pertanahan dan Tata Ruang yang berstandar dunia. Untuk
mencapai visi yang telah dibuat, menurut Sofyan A. Djalil (2019) perlu
diterapkannya 7(tujuh) pilar, yaitu: (1) Seluruh tanah di Indonesia harus di
daftarkan; (2) Memaksimalkan Rencana Detail Tata Ruang (RDTR); (3) Peningkatkan
Sumber daya manusia menuju birokrasi berstandar dunia; (4) Kementerian ATR/BPN
harus menjadi pusat informasi pertanahan dan tata ruang; (5) Mewujudkan Kantor
Pertanahan modern dengan memberikan produk pertanahan dan tata ruang berbasis
elektronik; (6) Meningkatkan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) 10 kali
dengan layanan informasi pertanahan sebagai basis penerimaan negara; (7)
Memberlakukan stelsel positif atau asuransi pertanahan untuk mengatasi kerugian
masyarakat akibat sengketa pertanahan. Penerapan pilar tersebut dapat berjalan
lancar dengan adanya dukungan dari teknologi digital yang dimanfaatkan dengan
maksimal.
Pesatnya
perkembangan teknologi digital tidak hanya membantu dalam mewujudkan visi
Kementerian ATR/BPN melalui 7 (tujuh) pilar, juga membantu dalam mengatasi
masalah terkait penyimpanan dokumen yang membutuhkan ruang khusus untuk
menyimpan arsip. Seperti yang kita ketahui bahwa permohonan pendaftaran tanah
yang masuk pada kantor pertanahan semakin meningkat, ditambah lagi dengan
adanya program Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) guna mencapai
kepastian hukum sesuai dengan Pasal 19 Undang-Undang Pokok Agraria Tahun 1960
yang tentunya akan menambah berkas masuk. Dengan banyaknya permasalahan di
bidang kearsipan, maka kementerian ATR/BPN perlu dan harus memanfaatkan
kemajuan teknologi untuk mempermudah dalam pengelolaan, penyimpanan, dan
pemeliharaan data pertanahan. Hal yang banyak dialami oleh kantor pertanahan
terkait dokumen yaitu banyaknya warkah pertanahan dari proses pendaftaran
pertama maupun pemeliharaan data pendaftaran tanah. Dengan digitalisasi warkah
pertanahan, Menteri ATR/NPN berharap seluruh data dan dokumen pertanahan dapat
tercatat dan tersimpan dengan baik dalam sistem komputerisasi. Penyimpanan data
secara digital dapat mempermudah dalam proses administrasi, dan meminimalisir
ruang penyimpanan yang memberikan dampak besar terhadap percepatan pelayanan di
kantor pertanahan.
Pentingkah
Warkah Digital?
Warkah
pertanahan merupakan dokumen pertanahan yang memuat data fisik dan data yuridis
dalam kegiatan pendaftaran tanah baik pendaftaran tanah pertama kali maupun
pemeliharaan data pendaftaran tanah. Warkah pertanahan berupa buku tanah, surat
ukur, peta pendaftaran, gambar ukur dan dokumen alas hak pendaftaran pertama
kali maupun pemeliharaan data. Banyak kantor pertanahan yang masih mengelola
warkah dengan sistem manual dengan Seksi Infrastruktur Pertanahan (IP) yang
bertanggung jawab terhadap dokumen tersebut. Kemudian dokumen disimpan pada
ruangan arsip, dimana ruang arsip hanya dapat diakses oleh petugas pengarsipan.
Pengarsipan
warkah pertanahan secara digital dapat meminimalisir kemungkinan buruk yang
terjadi, seperti hilangnya warkah yang menyebabkan penundaan terhadap
penyelesaian kasus pertanahan. Menurut Ombudsman Kalsel, disebagian kota masih
sering terjadi permasalahan seperti terbatasnya SDM pengelola arsip, anggaran
pengelolaan arsip, ruang dan sarpras arsip yang belum representatif, dan
mekanisme pengawasan serta pertanggungjawaban pengelolaan arsip yang belum
jelas. Menilik dari permasalahan yang ada, perlu adanya realisasi terkait
digitalisasi warkah di setiap kantor pertanahan. Sudah saatnya bagi BPN untuk
melakukan pelayanan pertanahan berbasis komputerisasi yang dapat mempercepat
kinerja BPN dalam melakukan pelayanan yang prima, mencapai target agar menjadi
kantor pertanahan yang reformis, dan dapat membangun citra yang baik bagi
kantor pertanahan.
Pengaplikasian
Warkah Digital
Dalam
melaksanakan digitalisasi warkah, terdapat beberapa hal yang perlu dipersiapkan
agar e-government dapat berhasil, yaitu: (a) Sumber daya manusia yang
memiliki kemampuan; (b) Software dan hardware; (c) Sistem informasi dan
terintegrasi dengan data dalam aplikasi; (d) Standar operasional prosedur.
Ketika seluruh elemen sudah dipersiapkan, berikut langkah-langkah yang diperlukan
dalam mengelola warkah digital:
1. Install
aplikasi XAMPP dan tentukan hak akses untuk mengelola database secara
menyeluruh oleh admin;
2. Entri
data buku tanah dan surat ukur dalam format excel berdasarkan kolom-kolom yang
disesuaikan dengan aplikasi i-walk yang terdapat dalam sistem operasi windows;
3. Scanning
warkah, yaitu memindai dokumen yang menghasilkan gambar untuk disimpan dalam
bentuk digital.
Aplikasi
i-walk yang terdapat dalam operasi windows digunakan untuk me-record
peminjaman surat ukur ataupun buku tanah, sehingga setiap kegiatan dapat
tercatat. Sehingga petugas arsip dapat mengetahui posisi warkah tersebut berada
dengan adanya record pada aplikasi i-walk. Warkah yang telah diinput
dalam aplikasi i-walk disinkronkan dengan nomor SU maupun NIB agar mempermudah
dalam pencarian warkah.
Setiap rancangan yang dibuat tentu memiliki kelebihan maupun kelemahan, begitupun warkah digital yang diinput dalam suatu ruang arsip dengan data yang tertera pada aplikasi komputerisasi kantor pertanahan (KKP). Dalam pengaplikasiannya, digitalisasi warkah dapat membantu dalam menyinkronkan dokumen pada ruang arsip sehingga tidak terjadi penggandaan dokumen warkah, mempercepat penyelesaian pekerjaan pendaftaran tanah, dan penggunaan database yang sederhana tidak memotong biaya yang besar untuk digitalisasi warkah tersebut. Namun, database yang masih berbentuk server local sangat rentan terhadap virus sehingga perlu dilakukan back up data secara berkala.
Kesimpulan
- Digitalisasi
warkah merupakan cara yang efektif dan efisien untuk membantu dalam pengelolaan
dan penyimpanan data dengan menggunakan database yang sederhana, yang
dibantu dengan aplikasi i-walk. Namun, kendalanya adalah minimnya sumber daya
manusia yang tersedia, serta sarana dan prasarana untuk mendukung warkah
digital ini.
- Dengan
adanya digitalisasi ini mampu mempercepat penyelesaian pekerjaan sehingga
meningkatkan pelayanan dan PNBP yang sesuai dengan visi Kementerian ATR/BPN
Tahun 2019. Selain itu, warkah yang telah diinput menjadi sinkron ketika
dilakukan kroscek pada aplikasi GeoKKP sehingga meminimalisir penggandaan
warkah.
Daftar
Pustaka
- DPR.
Dilihat pada 23 Oktober 2020. http://www.dpr.go.id/berita/detail/id/24158/t/BPN+Harus+Kembangkan+Pelayanan+Digital
- Ombudsman.
Dilihat pada 23 Oktobe 2020. https://ombudsman.go.id/artikel/r/artikel--ombudsman-kalsel-tata-kelola-warkah-mutlak-diperlukan-sebagai-jaminan-kepastian-layanan-pertanahan.
- Bino
Kasih Global Teknologi. Dilihat pada 23 Oktober 2020. https://www.bigtek.co.id/digitalisasi-data-melalui-layanan-sistem-informasi-database-pertanahan/
- Kompas.
Dilihat pada 23 Oktober 2020. https://properti.kompas.com/read/2016/05/31/070000421/Kementerian.ATR.BPN.Kembangkan.Digitalisasi.Data.Warkah
- Bisnis.
Dilihat pada 23 Oktober 2020. https://ekonomi.bisnis.com/read/20200521/47/1243217/digitalisasi-pertanahan-kementerian-atrbpn-gunakan-skema-kpbu
- Satria,
Ridho Julian.dkk. 2019. Pemanfaatan Aplikasi Informasi Warkah (i-walk) Untuk Sistem Pengarsipan Warkah. Jurnal
Tunas Agraria. Yogyakarta. Vol.2.
No.1.
- Peraturan
Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah.
- Peraturan
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Layanan Informasi
Pertanahan Secara Elektronik.
Komentar
Posting Komentar